De kunst om dingen voor elkaar te krijgen
Heb jij ook het idee dat een website beheren steeds ingewikkelder wordt? Herinner je nog de goed oude dagen dat je zelf een website in elkaar had geknutseld en dat genoeg was?
Nu lopen veel organisaties vast als ze gaan nadenken over het onderhoud en vernieuwen van de bedrijfswebsite. Er komen zoveel factoren bij kijken, waar te beginnen?
Een website begint bij denkwerk
Om een website met resultaat te ontwerpen en bouwen zal je denkwerk moeten verrichten. Wie gebruikt de website? Wat is het doel van de website? Hoe gaan we die resultaten behalen? Welke structuur en navigatie is er nodig? Welke informatie? Hoe onderscheiden we ons van de concurrentie?
En dan hebben we het nog niet over de systemen die gekoppeld moeten worden aan die diezelfde website; salesfunnels, email, shoppingcards, betaalsystemen, boekhouding, social media, klantenportals, online courses..
Getting things done als oplossing voor projectmanagement
Getting things done is al jaren mijn favoriete methode voor projectmanagement. Ik gebruik de basistools ‘De 5 stappen’, elke dag. Denk aan het verzamelen van ideeën en notities in een inbakje en het maken van to-do-lijstjes met de ‘Eerstvolgende-actie’ methode. Geen idee waar ik het over heb? Bekijk dan eens dit filmpje waarin de basis wordt uitgelegd.
Maar naast de 5 stappen beschrijft het boek ‘Getting Things Done voor een nieuwe generatie’ ook de gereedschapstool: het projectplan.
In deze blog onderzoek ik of het projectplan een goede basis is voor het bouwen van een website.
Het projectplan van Getting Things Done
Naast het vuistdikke boek Getting Things Done is er ook een heel prettig handzaam exemplaar voor tieners (vanaf twaalf jaar!) verschenen. Deze versie van David Allen’s beroemde boek is gemaakt door Mike Williams en Mark Wallace. Hierin ziet het projectplan ziet er als volgt uit:
Het boek beschrijft de werking van het projectplan in 5 stappen.
- Doel – Wat is het resultaat van het project?
- Beeld – Hoe ziet het resultaat eruit?
- Brainstorm – Ideeën voor het project verzamelen
- Organiseren – Ideeën ordenen en in stappen verdelen
- Doen – Stappen uitvoeren
Kan ik deze stappen inzetten voor het maken van een nieuwe website? Ik zoek het uit. Het resultaat lees je hier stap per stap.
#1 Doel – Een nieuwe website maken
De meeste mensen willen een website die klanten aantrekt. Een website die past bij het bedrijf, met de juiste uitstraling. Een eigen platform of community waar ze kunnen communiceren met ideale klanten en fans. Eenvoudig in gebuik.
Ook kijk je in deze stap van het projectplan naar de voorwaarden.
Welke voorwaarden spelen er bij het maken van een nieuwe website?
Bij ons zijn de voorwaardes:
- WordPress
- Snelheid
- Stijlvol, eigen stijl
- Helder
Een prijsafspraak of door de klant zelf te beheren kunnen ook voorwaardes zijn.
#2 Beeld – Hoe ziet de nieuwe website eruit?
Deze stap gaat dieper in op stap 1. Wat is het gewenste resultaat? In deze stap beschrijf je de details van het doel.
Om ons doel (een nieuwe website die klanten aantrekt) de bereiken is het nodig om de volgende onderdelen mee te nemen in het ontwerp en de realisatie.
- Essentie van het bedrijf
- Eigen stijl en uitstraling
- Wie is die klant? Wat zoekt deze klant?
- Wat is de product of dienst? Wat maakt het bedrijf onderscheidend?
- Subdoelen bepalen
Tot slot wil je weten voordat je gaat ontwerpen: ‘Wat maakt de website straks succesvol?’
De antwoorden op de vragen tijdens deze stap neem je mee naar de volgende fase.
#3 Brainstorm – Opzet van de nieuwe website
Voordat je kan praten over de kleur van de buttons, de informatie in de footer, of een opt-in naar de nieuwsbrief, is het belangrijk om de structuur van de website uit te denken.
#4 Organiseren – Plan en planning van de website
In de stap organiseren verzamel je alles wat je hebt en verdeel je de actiepunten in behapbare taken. Deze stap klinkt eenvoudiger dan hij is. Er komen nog al wat dingen kijken bij het maken van een website.
Inhoud website
Er zijn inhoudelijke stappen zoals tekst, fotografie, beeld, producten en gratis weggevers.
Technische features website
Er zijn technische wensen voor de webbouwer verzameld zoals een social media carroussel, een portfolio functie, een agenda of nieuws item en een shop.
Samenwerken en planning
Er werken tegelijkertijd meerder mensen aan de website, er is dus ook overzicht en een plan nodig. Wanneer gebeurd wat en wie heeft welke informatie nodig?
#5 Doen – website ontwerpen
Als alle wensen zijn verzameld, de structuur is uitgedacht en de taken verdeeld, kan de ontwerper verder met de volgende stap. Het maken van het eerste ontwerp, bijvoorbeeld van de homepage en salespage.
Conclusie ‘Een website bouwen met Getting Things Done tool ‘Projectplan’’
Het projectplan van Getting Things Done is een handige tool om te starten met een project. Met name als een project overweldigend kan lijken, zoals het maken van een nieuwe website, is het fijn een tool te kunnen gebruiken die je een goede start geeft.
Door het opschrijven van het doel en deze vervolgens specifiek te maken met stap 2, krijg je een mooi overzicht van wat je allemaal nodig hebt om een goede website te kunnen maken.
Waarschijnlijk heb je ondertussen al wat ideeën verzameld voor de brainstorm van stap 3 en is het veel makkelijker om een goede keuze te kunnen maken over de structuur van de website.
Maar als we aankomen bij stap 4, het organiseren, moet ik toch eerlijk zijn dat deze tool te eenvoudig wordt. Het projectmanagement van het ontwerpen en bouwen van een website valt onder organiseren, en dat is best een flinke klus die je het beste weer kunt opdelen in kleinere stappen.
Gelukkig hebben wij inmiddels zelf een eigen methode ontwikkeld voor het plannen en organiseren van de nieuwe website. Op deze manier kunnen we duidelijkheid geven over de planning en werkzaamheden naar onze klanten. Dan weet iedereen waar we aan te zijn.
Mijn conclusie? Gettings Things Done’s projectplan is handige tool om je project een vliegende start te geven. Met het juiste denkwerk vooraf bespaar je een hoop tijd in de latere ontwikkeling van de website. Het projectplan is geen oplossing voor projectmanagement dat komt kijken bij het ontwikkelen van een nieuwe website. Hiervoor kun je het beste een betrouwbare partner zoeken die dit proces al regelmatig heeft doorlopen.